Die Rs 1.500-crore, Chennai-basierte TTK Group - ein diversifiziertes Hausgeräte-zu-Gesundheitswesen Produkt Unternehmen bekannt für seine Haushalt Marke Prestige - ist in fortgeschrittenen Phasen der Gespräche mit Tata Capital für die Veräußerung seiner Forex-Geschäft, TT Forex. Quellen sagte, der Finanzdienstleistungsarme der Tata Gruppe kann TT Forex erwerben, das Büros über dem Land hat. Wenn der Deal geschlagen wird, würde es Tata Capital Zugang zu Kunden und Netzwerk der Bangalore-Hauptsitz TT Forex, die eine Abteilung von TT Holdings amp Services Pvt Ltd ist. Hinzufügen von Forex-Dienstleistungen zu seinem Bouquet wird ein relativ neuer Bereich für Tata werden Kapital, das derzeit eine Reihe von reisebezogenen Dienstleistungen anbietet. Eine Quelle sagte, Tata Capital könnte im Voraus Geld von Rs 10-15 crore bezahlen, wenn Diskussionen erfolgreich sind. Während die Größe dieses Geschäfts (TT Forex) nicht sofort festgestellt werden konnte, ist es eindeutig ein kleiner Bestandteil des Konzernumsatzes. Ein Industrie-Tracker sagte, in der Regel solche diversifizierten Gruppen ständig auf die Umstrukturierung ihrer Porfolio von Unternehmen und veräußern einige der Fransen und Nicht-Core-Vermögenswerte. Eine Bankquelle, die nicht Teil dieser Transaktion ist, sagte, die Gruppe hatte, in der Vergangenheit auch, mit der Idee der Veräußerung Interesse an TT Forex und TTK Healthcare TPA Pvt Ltd TT Forex bietet Dienstleistungen wie Reiseschecks, Geldtransfer , Reise-Währungs-Karte und Devisen gegen Kreditkarten unter anderem. Es hat Zentren in Bangalore (einschließlich einer am Bangalore International Airport), Chennai, Mumbai, Hyderabad, Coimbatore, Kolkata, Delhi, Pune, Trivandrum, Ahmedabad, unter anderem. Einige seiner Zentren sind Implantate in Unternehmen wie Tata Consultancy Services (Chennai und Mumbai) und dem Entwicklungsprogramm der Vereinten Nationen (in Delhi). Tata Capital will das nicht kommentieren, sagte ein Sprecher von Tata Capital. E-Mails gesendet und Anrufe an TTK Group Beamten nicht entstanden eine Antwort bis zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels. Tata Capital hat seinen Service-Bouquet erweitert und neue Bereiche betreten, um ein Finanzdienstleistungskonzern zu werden. TC Travel and Services Ltd, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft von Tata Capital, bietet maßgeschneiderte Pauschalangebote, Airline-Ticketing, Visa-Amp-Pass-Erleichterung, Hotelunterbringung und Autovermietung amp-Oberflächen-Transport. Das Unternehmen hat im Dezember 2008 das Travel Ticketing-Geschäft von Inditravel Private Limited erworben. Tata Capital bietet unter anderem Konsumenten - und Wohnungsfinanzierungen, Beratungsleistungen, Private Equity an. Tata Capital hat vor kurzem angekündigt, die Infrastrukturfinanzierung in eine andere Tochtergesellschaft zu stürzen. Es hat auch mit Japans Mizuho Securities gebunden, um eine Wachstums-Kapital Private Equity Fund zu erhöhen. Es hat auch ein Venture mit Japans Capital Services Holding Corporation im Forderungsraum gebildet. Kommende Veranstaltungen 2011. TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten TT Forex Trainingshandbuch Teil 2 GROSSHANDELSGESCHÄFT. 1 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten TT Forex Trainingshandbuch Teil 2 GROSSVERKAUF BUSINESS 2 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten Vertraulichkeit Diese CONTROL HANDBUCH enthält Großhandel Foreign Currency Business Prozess, Verfahren und operative Informationen. Der Inhalt dieses CONTROL HANDBUCHS ist VERTRAULICH und muss nur für TTHSL-Mitarbeiter streng gehalten werden. Unter keinen Umständen darf der Inhalt dieser CONTROL HANDBUCH ganz oder teilweise an Dritte weitergegeben werden. 3 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CONTROL MANUAL Update Record DateSection Update DetailsAmended by September Alle SectionsNA 4 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten Einführung in die Steuerung Dual Control Ein Individuum kann nicht alleine handeln, wenn er eine bestimmte Aufgabe ausführt, besonders wenn diese Aufgabe die Handhabung beinhaltet Von Wertgegenständen (z. B. Bargeld, bezahlte TCs). Segregation der Pflichten Die Isolation der Verantwortung, so dass niemand eine Transaktion von Anfang bis Ende kontrolliert. Physikalische Kontrolle Die Sicherungsverfahren sollten umgesetzt werden, um einen angemessenen Schutz von Wertgegenständen von Bargeld zu Tischrechnern zu gewährleisten, von Plastikkarten bis hin zur Verwendung von Telefonen. Notwendigkeit zu wissen, Mitarbeiter Zugang zu Informationen hängt von der Art ihrer Arbeit. So verlangt oder erfordert ein Mitarbeiter entweder Kenntnisse oder Zugang zu bestimmten Informationen, um ihre beruflichen Anforderungen zu erfüllen (z. B. eon user id passwords). Gemeinsames Sense und Awareness General Office Schutzmaßnahmen sind Teil einer komplexen Struktur, die viele Komponenten enthält. Denken Sie daran, immer die Prinzipien der Kontrolle anzuwenden. Diese CONTROL HANDBUCH wurde entwickelt, um Ihre Großhandel Foreign Währung Business Kontrolle Bewusstsein und Wissen über die Umsetzung dieser Kontrollen zu verbessern. Kontrolle ist der Schlüssel zu unserem Geschäft, sonst was wir am vorderen Ende gewinnen wir über die Hintertür. Es gibt fünf Prinzipien der Kontrolle, die im Auge behalten werden sollten, wenn Sie Ihr Geschäft betreiben: 5 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten INDEX ZU FINDEN ABSCHNITT: ZU KAPITEL: Ad Hoc Safe Inhalt LogGeneral APs Exposure LimitTrading Autorisierte UnterzeichnerGeneral Abgebrochene und geleistete TransaktionenGeneral Cash BalancingCash Room Cash HandlingCash room Dieses CONTROL MANUAL enthält die folgenden 7 Kapitel. In diesen Kapiteln sind die Abschnitte in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, die für das Kapitel relevante Informationen enthalten: KAPITEL 1 KAPITEL KAPITEL 2KOMPLIANCE KAPITEL 3DISTRIBUTION KAPITEL 4GENERAL KAPITEL 5SICHERHEIT KAPITEL 6SETTLEMENTSACCOUNTING KAPITEL 7TRADING 6 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten INDEX (contd) TO FIND SECTION: GO KAPITEL: Bargeldraum EntryCash-Raum Überprüfen Sie Bücher und überprüfen Sie IssuanceGeneral Closed Circuit Television (CCTV) Sicherheits-Compliance Fälschungen NotesCash-Raum Verteilung Dual ControlGeneral Ende des Tages ReportsSettmentsAccounting WechselkurseTrading eon systemsGeneral eon systems PasswörterGeneral Filing (Record Retention) Allgemeine FormulareGeneral Fremdwährung BalancingCash Zimmer Key Register Key-Besitzer LogGeneral Ledger AccountsSettmentsAccounting Managers Überraschung CountGeneral 7 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten INDEX (Fortsetzung) ZU FINDEN ABSCHNITT: GEHEN KAPITEL: Neuer Kunde AccountsGeneral Office Holding LimitsGeneral Overages und ShortagesCash Room Offloading Großhandel FCYDistribution Bezahlte Reisende Check BalancingCash Zimmer RevaluationSettmentsAccounting Safe CombinationsGeneral Security Segregation of DutiesGeneral Settlements von APsSettlementsAccounting Transaktion LimitTrading Überraschung CountsGeneral Systems PasswörterGeneral Value Stock HoldingTrading Großhandel FCY Control FileGeneral Großhandel Fremdwährung BusinessGeneral Xerox - Paid Reisende ChequesSettlements 8 TATA Capital Ltd Alle Rechte vorbehalten GROSSHANDELSAUSGABE WÄHRUNG BUSINESS Großhandel Foreign Currency Business ist der Verkauf und Kauf von FCY zwischen APs (autorisierte Personen). Dies hat vor allem zwei Aktivitäten, dh Kauf von FCY Verkauf von FCY. Die APs, die in diesem Großhandel FCY Geschäft beteiligt werden können, sind Banken, AD Cat II, FFMCs Franchisee. Um zu starten Großhandel Devisengeschäft an einem Zweig Ort der folgenden sind die Anforderungen: - Separate Cash-Raum oder Bereich Ohr markiert für Großhandel FCY-Geschäft Angemessene Mitarbeiterzahl, um das Geschäft zu verwalten Working Capital Ohr markiert für Großhandel FCY Geschäft Separate Bankkonto für Großhandel FCY Geschäft Für eine effektive Verwaltung von Fonds Erstellung von separaten Eon-Anwendung Software-IDs innerhalb der Filial-Setup, um die Leistung von Großhandel FCY-Geschäft zu verfolgen Separate Safe für alle Wert-Lager zu halten, um die Großhandel FCY Business Adequate Versicherung Deckung durch spezielle Kontingenz-Politik zu unterstützen Großhandel FCY Geschäft zu verringern Das damit verbundene Risiko. Redefined KYC Normen für alle BanksFFMCs Franchisenehmer identifiziert für diese Großhandel FCY Geschäft. Ein effektives CCTV-System, das installiert werden soll, um alle Aktivitäten am Zweigstandort aufzuzeichnen KAPITEL 1 KAPITELZIMMER 9 TATA Capital AG Alle Rechte vorbehalten AUSWÄRTIGE WÄHRUNGSBALANZIERUNG Das Auswuchten der Fremdwährungshaltung an die eon-Systemaufzeichnungen ist ein Verfahren, das auf einem Tages-Basis, wobei die physische Kassenbilanz mit eon FLM-1 Bericht geteilt wird. Diese Aktivität muss von der designierten Forex Executive durchgeführt werden und überprüft und Zähler singed von der Manager Wholesale-FCYRegional Manager. Die designierte Forex Executive muss: Sicherstellen, dass alle Transaktionen im Zusammenhang mit Großhandel FCY Unternehmen in Anwendungssoftware eon an einem Tag heute Basis eingegeben werden, um die physischen Bargeld mit den eon Berichten zu tally. Sicherstellen, um die manuelle Kassierer Till Sheet ihre Ende des Tages ausgleichen Berichte für jede Währung, die sie müssen die physische Zählung und unterschreiben die Till Sheet als Beweis für die Zählung zu vervollständigen. Der designierte Manager-Großhandels-FCYRegional Manager muss: Gegenmarkierung der Kassierer Till Sheet Ende des Tages Balancing Blätter für jede Währung als Überprüfung, dass die Währung hat gezählt. Gleichgewicht der tatsächlichen Fremdwährung (alle Währungen) mit dem Ende der Tag Ausgleich Berichte aus eon Anwendungssoftware auf einer täglichen Basis generiert. 10 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CASH HANDLING BESCHREIBUNG Fehler in der Bargeldbearbeitung tragen zum Verlust bei und untergräbt das Vertrauen der Kunden in unseren Service. Sicherstellen, dass Bargeldtransaktionen korrekt sind, muss für alle Mitarbeiter, die diese Transaktionen abwickeln, oberste Priorität haben. STANDARD ERFORDERLICH Kauf: Alle Großhandel FCY-Transaktionen Bargeld muss innerhalb der Cashroom-Umgebung überprüft werden. Alle Großhandels-FCY-Transaktionsgeschäfte müssen ein Cash-Trennblech mit den Nennwerten jeder Währung abgeschlossen haben, die ordnungsgemäß von der Person unterschrieben wird, die das Kassenzeichen zählt. Dieses Blatt muss an die jeweilige eon Großhandel Kauf Memo beigefügt werden. Alle FCY-Transaktionen müssen im Rahmen der CCTV-Umgebung überprüft werden. Überprüfen Sie die Echtheit des FCY, damit sie nicht gefälscht, verändert oder veraltet sind. Überprüfen Sie, dass FCY nicht verschmutzt, zerrissen oder demonstriert werden sollte. Stellen Sie ein computerisiertes Großhandels-Einzahlungsmemo ein, das durch eon erzeugt wird und übergibt an die APs. Großhandelskaufmemo sollte von der zugelassenen Forex Executive unterzeichnet werden. Tatsächliches Bargeld muss gegen jedes einzelne Eon-Memo überprüft werden, und die Person, die zählt, muss das entsprechende Memo zur Überprüfung als Nachweis des Gleichgewichts unterzeichnen. Wenn eine Diskrepanz gefunden wird, verweist das gleiche auf den Team Leader Cashroom Manager Großhandel FCY oder Regional Manager. 11 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CASH HANDLING (CONTD) STANDARD ERFORDERLICH Verkäufe: Alle Großhandel FCY-Transaktionen Bargeld muss innerhalb der Cashroom-Umgebung überprüft werden. Alle Großhandels-FCY-Transaktionsgeschäfte müssen ein Cash-Trennblech mit den Nennwerten jeder Währung abgeschlossen haben, die ordnungsgemäß von der Person unterschrieben wird, die das Kassenzeichen zählt. Dieses Blatt muss an die jeweilige eon Großhandel Kauf Memo beigefügt werden. Alle FCY-Transaktionen müssen im Rahmen der CCTV-Umgebung überprüft werden. Überprüfen Sie die Echtheit des FCY, damit sie nicht gefälscht, verändert oder veraltet sind. Überprüfen Sie, dass FCY nicht verschmutzt, zerrissen oder demonstriert werden sollte. Stellen Sie eine computerisierte Großhandel Verkauf Memo generiert durch eon und Hand über die APs. Unterschrift des Bevollmächtigten der APs, die zum Zeitpunkt der Lieferung des körperlichen Bargeldes zu erhalten ist. Großhandel Verkauf Memo sollte von der autorisierten Forex Executive gestempelt werden. Tatsächliches Bargeld muss gegen jedes einzelne Eon-Memo überprüft werden, und die Person, die zählt, muss das entsprechende Memo zur Überprüfung als Nachweis des Gleichgewichts unterzeichnen. Alle Verkaufsaufträge müssen von designed Forex Executive checkedVerified von Manager Großhandel FCYRegional Manager vorbereitet werden. Gedruckte Bruchblätter müssen beide Unterschriften des Vorbereiters und der Kontrolleur nachweisen. 12 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CASH ROOM ENTRY BESCHREIBUNG Der Eintritt in den Cashroom ist nur für autorisiertes Personal beschränkt. Fälschungen Anmerkungen BESCHREIBUNG Falls eine FCY-Note fragwürdig ist, verweist ihr auf den Team Leader Manager Großhandel FCY oder Regional Manager zur Anleitung. Alle Fälschungen, die festgestellt wurden, müssen separat in einem versiegelten Umschlag zur Verifizierung und weiteren Maßnahmen aufbewahrt werden. BanksFFMCs müssen sofort angekündigt und Erstattung erhalten werden. Es ist illegal, dass gefälschte oder vermutete Fälschungen in Umlauf gebracht werden. STANDARD ERFORDERLICH Alle FCY-Geldscheinangaben, die von der Großhandels-FCY-Einheit empfangen wurden, müssen vor der Neuausgabe durch die FTD-Maschine (FTD) gescannt werden. Der Manager Wholesale sollte sicherstellen: Alle gefälschten Noten werden sofort nach Erkennung erfasst und an den Reporting Head und Business Head gemeldet. Auf einer monatlichen Basis, vorwärts gefälschte Notizen Details zu Corporate Finance-Bengaluru auf die attn: von Mr. Sridhar Upadhyaya für weitere Maßnahmen. 13 TATA Capital AG Alle Rechte vorbehalten ÜBERSEHMEN UND KURZBESCHREIBUNG Um die Überwachung der Höhe der Überbeanspruchung und des Engagements durch die Cashroom-Einheit für Ausbildungs-, Disziplin - und Beurteilungszwecke zu ermöglichen, sind im OveragesShortages Register Über - und Verschulden zu erfassen. STANDARD ERFORDERLICH Der Teamleiter CashroomManager Großhandel FCY wird: Sicherstellen, dass die Ende des Tages Cash Room Unterschiede gründlich innerhalb von 24 Stunden untersucht werden und alle Informationen an Regional Manager Business Head berichtet. Sicherstellen, dass alle Spalten des OveragesShortages Log-Registers abgeschlossen sind und der designierte Forex Executive der Manager-Großhandel-FCYRegional Manager müssen das Register zu unterzeichnen. Der Manager Wholesale wird sicherstellen: Dass alle Engpässe ordnungsgemäß erfasst und von den betroffenen APs wiederhergestellt werden. 14 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten VALUE STOCK HOLDINGS BESCHREIBUNG Standard-Unternehmenspolitik ist es, die genehmigten Bürolimits für jede der Geschäftseinheiten innerhalb der Filiale anzubieten, um das Geschäft effektiv zu betreiben. STANDARD ERFORDERLICH Großhandel FCY Einheit müssen physisch überprüfen die Schließung FCY Gleichgewicht auf einer Tag zu Tag Basis. Physikalische Balance zu Tally mit eon generierten Wert Aktien Bericht. Die physische Balance muss innerhalb der genehmigten Bürogrenzen liegen. Im Falle von überschüssigen Wertbeständen muss der designierte Forex Executive, Manager-Wholesale FCY eine vorübergehende Genehmigung für den Wertbestand über die genehmigten Bürogrenzen erhalten. Vorübergehende Genehmigungsanforderung muss von Head-Operations, Training Compliance erhalten und eine Kopie an Ihren Regional Manager Business Head abgeben. 15 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten BEZAHLTE TRAVELLERS CHECK BALANCING BESCHREIBUNG Das eon Applikationssystem unterhält ein Online-Traveller Checks Lagerregister, das automatisch nach dem Abschluss jedes Großhandelskaufs der bezahlten TC-Transaktion aktualisiert wird. Drittanbieter-TCs können von FFMCs erworben werden, nachdem sie eine Beziehung zu einem der FFMCs für den Kauf von bezahlten TCs eingegangen sind. Folgende Dokumente müssen ausgefüllt werden. Alle Formalitäten im Zusammenhang mit der Gründung des Unternehmens mit FFMCs Schadlosheit Anleihe auf Rupien 100 Stempel Papier nach dem vorgeschriebenen Format Sanktionierte Expositionsgrenze im Einklang mit TTHSL-Grenze mit bezeichneten APs STANDARD ERFORDERLICH Der Team Leader Cashroom Manager Großhandel FCY wird gemeinsam: Erhalten Sie eine Traveller Check List Aus dem eon-anwendungs-system und tally das gleiche mit physikalischen Vorrat gehalten am Bargeldraum an einem Tag heute Basis. Zum Zeitpunkt der Verarbeitung der Groß-Kauf von bezahlten TC-Transaktionen erfordern die TC-String-Nummern von APs zu erhalten. Großhandels-FCY-Einheit, die für Xerox von allen BEZAHLTEN TCs erforderlich ist, bevor sie sich APs für zukünftige Referenz ergeben, falls vorhanden. 16 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten BESCHREIBUNG Es ist eine Politik der TTHSL-A-hundertprozentigen Tochtergesellschaft der TATA CAPITAL LIMITED Company, die sowohl den Geist als auch den Brief aller anwendbaren Gesetze und Vorschriften des Landes, in dem sie tätig ist, einhält. Alle TTHSL-Mitarbeiter müssen über ihre Verantwortung informiert werden: Anti-Geldwäsche-Prävention (Meldung verdächtiger Cash-Transaktionen) Programm Datenschutz (einschließlich nationaler Datenschutzgrundsätze) KYCAMLCFT-Richtlinien STANDARD ERFORDERLICH KYCAMLCFT Richtlinien Handbuch-Konformitätshandbuch: - siehe Seite. Nein. 10 bis 17, die ein detailliertes Verständnis der KYCAMLCFT-Richtlinien gibt. Page. no.21 bis 24 gibt ein detailliertes Verständnis von verdächtigen Transaktionen und Reporting page. no.35 bis 39 gibt ein detailliertes Verständnis über CTR STR zu FIU-IND. Wenn Sie weitere Hinweise zu Compliance-Problemen benötigen, wenden Sie sich bitte an den Principal Officer-Mr. RV Bhat, Head-Operations, Training Compliance-Mr. SK Gowda oder Mr. S.Kannan-Sr. Forex Executive-Operations Compliance. KAPITEL 2 KONFORMITÄT 17 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten OFFLOADING OF GROSSHANDELS FCY BESCHREIBUNG Die von der Business Head für Großhandels-FCY-Offloading festgelegte Politik muss bei der Veräußerung von Filialen, Banken FFMCs, eingehalten werden. STANDARD ERFORDERLICH INTRA CITY TRANSACTIONS: - Designated Manager Großhandel in der Cash-Raum erforderlich, um die Großhandel FCY Kauf Verkaufstransaktionen in Absprache mit dem Regional Manager planen. Keine anderen anderen Personen als die bezeichneten Cash-Zimmer Forex FührungskräfteManager-Großhandel FCYRegional Manager sollte sich bewusst sein, der Geschäfte. Soweit möglich, werden alle Großhandelsgeschäfte am Zweigstandort durchgeführt, um Risikosicherheitsgründe abzuschwächen. Designated Forex Executive, um seine Bewegungsdetails in Value Stock Movement registrieren und müssen von ihm unterzeichnen und von der zuständigen Behörde (Manager Wholesale FCYRegional Manager) vor dem Verlassen der Filialen vorgestellt werden. Ausgezeichneter Forex ExecutiveManager Großhandel FCYRegional Manager muss sicherstellen, dass die Input-Limits nach den Special Contingency Insurance Policy Grenzen sind. Ausgewiesene Forex Exe muss eine gültige Firmen-ID tragen, die von TTHSL für diese Transaktionen ausgegeben wird. Ausgezeichnete Forex-Führungskräfte müssen Kopie der RBI-Lizenz, die an TTHSL ausgestellt wird, während Sie sich für alle Großhandel Verkauf Lieferungen. KAPITEL 3 VERTRIEB 18 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten OFFLOADING OF WHOLESALE FCY BESCHREIBUNG Die von der Business Head für Großhandels-FCY-Offloading festgelegten Richtlinien müssen beim Umgang mit Filialen, Banken FFMCs, eingehalten werden. STANDARD ERFORDERLICH INTRA CITY TRANSACTIONS: - Designated Manager Großhandel in der Cash-Raum erforderlich, um die Großhandel FCY Kauf Verkaufstransaktionen in Absprache mit dem Regional Manager planen. Keine anderen anderen Personen als die bezeichneten Cash-Zimmer Forex FührungskräfteManager-Großhandel FCYRegional Manager sollte sich bewusst sein, der Geschäfte. Soweit möglich, werden alle Großhandelsgeschäfte am Zweigstandort durchgeführt, um Risikosicherheitsgründe abzuschwächen. Designated Forex Executive, um seine Bewegungsdetails in Value Stock Movement registrieren und müssen von ihm unterzeichnen und von der zuständigen Behörde (Manager Wholesale FCYRegional Manager) vor dem Verlassen der Filialen vorgestellt werden. Ausgezeichneter Forex ExecutiveManager Großhandel FCYRegional Manager muss sicherstellen, dass die Input-Limits nach den Special Contingency Insurance Policy Grenzen sind. KAPITEL 3 VERTRIEB 19 TATA Capital AG Alle Rechte vorbehalten Ausgeführte Forex Führungskräfte müssen eine gültige Firmen-ID tragen, die von TTHSL für diese Transaktionen ausgegeben wird. Ausgezeichnete Forex-Führungskräfte müssen Kopie der RBI-Lizenz, die an TTHSL ausgestellt wird, während Sie sich für alle Großhandel Verkauf Lieferungen. INTERCITY TRANSACTIONS: - Manager Großhandel-FCYRegional Manager zu bevollmächtigten benannten Forex-Exekutive zu tragen Währung zwischen den Zweigniederlassungen auf Firmenbriefkopf ordnungsgemäß bezeugt seine Unterschriften. Designated Forex Executive, um seine Bewegungsdetails in Value Stock Movement registrieren und müssen von ihm unterzeichnen und von der zuständigen Behörde (Manager Wholesale FCYRegional Manager) vor dem Verlassen der Filialen vorgestellt werden. Ausgewiesene Forex ExecutiveManager Großhandel FCYRegional Manager müssen sicherstellen, dass die In-Transit-Limits sind wie in der Special Contingency Insurance Politik Grenzen. Designated Forex Executive in der Cash-Raum erforderlich, um die Großhandel FCY Kauf Verkaufstransaktionen in Absprache mit dem Manager-Großhandel FCYRegional Manager planen. Ausgewählte Forex Führungskräfte müssen eine gültige Firmen-ID von TTHSL für diese Transaktionen ausgestellt haben. Ausgezeichnete Forex-Führungskräfte müssen Kopie der RBI-Lizenz, die an TTHSL ausgestellt wird, während Sie sich für alle Großhandel Verkauf Lieferungen. Manager Großhandel FCYRegional Manager sollte die Route der Übertragung zu finalisieren, Routine-Route sollte regelmäßig geändert werden, um das Risiko aus Sicherheitsgründen abzuschwächen. AUSFÜHRUNG VON GROSSHANDELS FCY (CONTD) 20 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten Verpackung von Währungen: - FCY sollte in Paket von je 100 Stück (Nennwährung weise) mit allen Notizen ordnungsgemäß gestapelt werden, die mit der Oberseite nach oben und mit dem Beleg versehen sind Mitglied aus dem Cash RoomBranch sollte jedes Paket unterzeichnen. FCY muss in manipulationssicheren Umschlägen mit einer einzigartigen Umschlagnummer verpackt werden (nicht Standardumschläge). Die Packungsliste, die ordnungsgemäß von zwei autorisierten FX-Führungskräften unterzeichnet wurde, sollte auch in die Währungsumhüllung eingegeben werden, die Hüllkurve sollte dann mit einem Verpackungsband, das von autorisierten Führungskräften, die das Paket vorbereiten, eingepackt und mit dem Päckchen die Packlistennummer mit Permanentmarker eindeutig schreiben , So wird ein Audit Trail zugelassen. Alle losen Währungen sollten ordnungsgemäß wortweise gestrichen gestapelt werden. Fremdwährungsumtausch auf dem Luftweg (begleitete Fracht): - Die Währung sollte in einer erforderlichen Methode verpackt und in einem kurzen Fall gehalten werden. Aus Sicherheitsgründen sollte die Person, die die Fremdwährung führt, das Flugticket kurz vor der Abreise übergeben. Person, die Fremdwährung trägt, sollte die folgenden Unterlagen tragen: - Verpackungsliste Brief vom Manager Großhandel FCYRegional Manager, der die Personensignatur ermächtigt, diese Übertragung durchzuführen Firma ID Kopie der letzten RBI Lizenz, die an TTHSL AUSGEFÜHRT WERDEN FCY (CONTD) 21 TATA Capital Ltd Alle Rechte vorbehalten Erhaltende ZweigniederlassungRegion Manager sollte über die Flugdaten informiert werden und sollte ein Bargeld freiwilliges Fahrzeug, um die Person auf der Grundlage der Betrag nach Special Notfall Versicherungspolice zu erhalten. Vorzugsweise sollte die dem empfangenden Ende bekannte Person die Währung tragen, damit die Identifikation leichter wird. Aus Sicherheitsgründen ist es auch wichtig. Person, die einmal empfangen wurde, sollte zu dem Bargeld-passiven Fahrzeug begleitet werden, das auf dem Betrag basiert, der gemäß der Sonderversicherungs-Versicherungspolice betrieben wird und an die Zweigniederlassung gebracht wird. Auch Bewegung informiert an den Regionalmanager. Fremdwährungsumtausch auf dem Luftweg (unbegleitete Ladung): - Das Paket wird in einem geeigneten Holzaluminiumkasten aufbewahrt und ordnungsgemäß durch Nagelschloss geschlossen. Zusätzliche Kopie der Verpackungsliste in die Box legen. Die Schachtel sollte dann mit weißem Tuch bedeckt und mit Dichtungswachs versiegelt werden. Name und Anschrift des Empfängers Empfänger sollte klar auf dem abgedeckten BOX mit Permanentmarker geschrieben werden. Die Sendung sollte am Flughafen in einem Bargeld-Fahrzeug automatisch zweimal zwei Stunden vor dem Abflug des vorgesehenen Fluges in das Exporteur oder wie von der Fluggesellschaft durchgeführt werden. Die Fracht sollte an Frachtumschlagzähler übergeben werden. Airway Rechnung Luft Sendung Hinweis Nein sollte dann auf der Box mit permanenten Marker geschrieben werden. OFFTOADING OF WHOLESALE FCY (CONTD) 22 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten Fremdwährungsumtausch Mit dem Flugzeug (unbegleitete Fracht): - contd Normalerweise wird es erforderlich sein, dass die Zweigniederlassung am Flughafen verbleibt, um sicherzustellen, dass die Sendung ordnungsgemäß behandelt wird. Der Airways-Frachtbrief sollte sofort an die Empfangsfalle gesendet werden und die zuständige Behörde sollte bei der Empfangsabteilung informiert werden. Jeder der Zweigstellen, die mit Großhandels-FCY-Unternehmen beschäftigt sind, muss bei der betroffenen Airline-Lokalflughafen-Frachtbüro mit den Angaben des benannten Mitarbeiters registriert sein, deren Foto mit den Signaturen, die vom Regional ManagerWholesale FCY Manager oder dem Regional Manager ordnungsgemäß zertifiziert wurden Der Fall kann sein. Erforderlich, die Corporate Finance über den Sendungswert, die Außendienstzahl usw. zu informieren, sobald sie die Sendung an die Airlines übergeben hat. Folgende Unterlagen sind erforderlich, um die Sendung von der Empfangsfirma zu sammeln: - Kopie der Atemwege Billair Sendung Hinweis Brief des Manager-Großhandel FCYRegional Manager deutlich erwähnen die Atemwege Billair Sendung Notiz nein und auch die Genehmigung eines designierten Forex Executive, um die Sendung zu sammeln. Ausweis des designierten Forex Executive, der die Sendung sammeln soll. Ausgewiesene Führungskraft, um zum Flughafen in der Cash Vanappropriate Fahrzeug zu reisen und auf die Produktion des Dokuments an der Ladung Quittung Zentrum der Forex Executive, um die Ladung zu sammeln und Cash Van an die Zweigniederlassung. Das Bewegungsregister sollte sowohl beim Senden als auch beim Empfang von Zweigniederlassungen vor Personen, die für die Flughäfen verbleiben, aktualisiert werden. OFFLOADING VON GROSSHANDELS FCY (CONTD). 23 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten Fremdwährungsumtausch Mit dem Flugzeug (unbegleitete Fracht-Dritte): - Das Paket wird in einem geeigneten Holzaluminiumkasten aufbewahrt und ordnungsgemäß durch Nagelschloss geschlossen. Zusätzliche Kopie der Verpackungsliste in die Box legen. Die Schachtel sollte dann mit weißem Tuch bedeckt und mit Dichtungswachs versiegelt werden. Name und Anschrift des Empfängers Empfänger sollte klar auf dem abgedeckten BOX mit Permanentmarker geschrieben werden. Die Sendung sollte einer Sicherheitsbehörde (DSA) übergeben werden, die von der Firma unter Auslieferung challan bestellt wurde. Erhalten Sie die Unterschriften der autorisierten Verwahrer der Sicherheitsbehörde auf der Auslieferung challan und halten Sie die gleiche an der Zweigniederlassung unter Schlüsseltaste. Die Sicherheitsbehörde nimmt die Ladung zum Flughafen-Terminal ohne unsere designierte Forex Executive, am Flughafen unsere designierte Forex-Exekutive ist an der Airlines Fracht Büro zu bezahlen für die Atemwege Rechnung Gebühren und sammeln die Atemwege Rechnung, nachdem die Ladung an die übergeben wird Fluggesellschaften. Die sendende Zweigniederlassung, um die Atemwege Rechnung zu kopieren, um den Empfangszweig zusammen mit der Andeutung auf Post der Übertragung zu faxen. Der Empfangszweig, um Informationen an die Sicherheitsbehörde der Frachtbewegung zu senden und die Kopie der Atemwege zu übermitteln. Das zugelassene Sicherheitsbüropersonal übernimmt die Fracht von den Fluggesellschaften und bringt es in die Empfangsfirma. In der Empfangsfazilität schafft die Sicherheitsbehörde eine frische Lieferung challan für die Lieferung von Fracht an unsere Filiale. OFFLOADING OF WHOLESALE FCY (CONTD) 24 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten AD HOC SAFE INHALT LOG BESCHREIBUNG Ein Ad Hoc Safe Content Log muss verwendet werden, um Bewegungen von Wertposten in und aus einem Safe unter doppelter Kontrolle aufzuzeichnen. Der Wert, der auf einem Ad-hoc-Safe-Inhaltsprotokoll aufgezeichnet werden soll, würde einen Wert beinhalten, der nicht von eon oder einem vorhandenen Protokoll erfasst wird, oder Gegenstände wie z. B. Geldpaketen, die am Ende des Tages nicht im eon-Anwendungssystem berücksichtigt wurden. STANDARD ERFORDERLICH Alle angemeldeten und zurückgezogenen Artikel müssen von zwei Personen gemeinsam unterschrieben werden. Der Team LeaderManager-Whole Sale FCYRegional Manager, Cashroom wird sicherstellen, dass Log immer auf dem Laufenden gehalten wird, um zu reflektieren, was im Safe gehalten wird. KAPITEL 4 GENERAL 25 TATA Capital AG Alle Rechte vorbehalten AUTORISIERTE UNTERSCHRIFTEN BESCHREIBUNG Großhandel FCY Geschäftseinheit hat zugelassene Unterzeichner für verschiedene Operationen innerhalb des Großhandels-FCY-Geschäfts bestimmt, dh Geschäfte mit: o Banken (Kaufverkauf von FCY) o Banken (Abrechnungen) o FFMCs (Kaufverkauf von FCY) O FLM-Berichte o Kauf Verkaufspapiere o Cash Management o Scheckausgabe auf Zahlungen o RTGS Auftrag o NEFT Auftrag o Registrierung der autorisierten Unterschrift mit RBI über Firmenbüro STANDARD ERFORDERLICH Der Manager Großhandel FCYRegional Manager ist dafür verantwortlich, dass die Liste der autorisierten Unterzeichner aufbewahrt wird Datum. 26 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten ABGESCHLOSSENE UND VERLETZTE TRANSAKTIONEN BESCHREIBUNG Um einen adäquaten Audit Trail zu liefern, muss die Großhandels-FCY-Einheit Details aller abgebrochenen Transaktionen erfassen. Abgebrochene Transaktionen, die im eon-Anwendungssystem aller Großhandelsgeschäfte aufgezeichnet wurden: - Für Audit-Trail-Zwecke müssen die Aufzeichnungen aller abgebrochenen Transaktionen ausgedruckt werden und die Parallelebene über das Gesicht des Memos (Salepurchase) ziehen und zwischen den parallelen Zeilen und der Datei abschreiben Das gleiche zusammen mit Tage Transaktionen Datensätze. STANDARD ERFORDERLICH Sicherstellen, dass für jede der abgebrochenen Transaktionen eine Berechtigungsnummer-Transaktions-Seriennummer bereitgestellt wird. Diese stornierten Transaktionsmemos müssen die Initialen des designierten Forex Executive der Manager Wholesale FCYRegional Manager haben. Bestätigen Sie die Stornierung der Transaktion an die Corporate Finance-Bengaluru sofort. Der Manager-Großhandel FCYRegional Manager wird: Sicherstellen, dass die tägliche Überprüfung der Transaktionsliste, um sicherzustellen, dass alle abgebrochenen verlorenen Aufträge korrekt sind. Unterzeichnen Sie die täglichen FLM 1 bis 7 Berichte als Nachweis für die Überprüfung. 27 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CHECK BÜCHER UND ÜBERPRÜFUNGSBESCHREIBUNG Der Zugang zum Scheckheft muss auf das Personal nur auf Basis der Basis beschränkt sein. Um eine unbefugte Beseitigung von Schecks oder Verlusten zu vermeiden, muss das Scheckbuch im sicheren über Nacht und bei Nichtgebrauch gesichert werden. Wenn ein häufiger Zugang zum Scheckheft erforderlich ist, ist es für die verantwortliche Person akzeptabel, das Scheckbuch in einer verschlossenen Schreibtischschublade zu halten, zu der nur sie den Schlüssel haben. Ein Check Issuing Control Log muss gepflegt werden, um alle Prüfungen zu erfassen, die von der Großhandels-FCY-Einheit ausgegeben wurden. Die Wartung dieses Logs liegt in der Verantwortung des Manager Wholesale FCYRegional Managers. Eine aktuelle Liste der zugelassenen Bankunterzeichner muss in der Filialkontrolle FileWholesale FCY-Einheit Control File gepflegt werden. Immer wenn eine Änderung an der Liste der Unterzeichner erforderlich ist, muss das Delegationsformular vollständig ausgefüllt und dem Corporate Finance Department vorgelegt werden. Die Großhandels-FCY-Einheit muss die Genehmigung des Business HeadFinance Department erhalten, bevor sie diese Unterzeichner nutzen. Abbrechen eines Schecks Wenn Sie aus irgendeinem Grund einen Scheck stornieren müssen, den Sie gerade ausstellen möchten, muss er noch im Kontrollkästchen Auslösekontrolle protokolliert werden. Das Datum der Stornierung und die Schecknummer muss aufgezeichnet werden, die Worte, die abgebrochen werden, müssen im Feld Details des Protokolls geschrieben und über die Prüfung geschrieben werden. Die stornierte Prüfung muss im Scheckbuch liegen. 28 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten CHECK BÜCHER UND CHECK ISSUANCE: CONTD. STANDARD ERFORDERLICH Alle Kontrollen, die außerhalb des Safe gehalten werden, müssen im Check Issuing Control Log dokumentiert und von der verantwortlichen Person unterschrieben werden. Das Kontrollausgabe-Kontrollprotokoll muss für jede geprüfte Prüfung vollständig ausgefüllt werden, um einen genauen Prüfpfad zu erstellen. Für die Prüfung einer Prüfung muss dem zweiten Prüfungsunterzeichner vor der Unterzeichnung eine Unterlagen zur Verfügung gestellt werden. Angaben über die ausgegebene Prüfnummer und den Betrag sind in der Begleitdokumentation als Querverweis zu erfassen. Die Schecks müssen von der Person, die die Prüfung vorbereitet, gemeinsam mit einem der autorisierten Unterzeichner unterzeichnet werden. Einzelheiten zu den autorisierten Unterzeichnern finden Sie in der Datei "Authorized Signatories", die sich im Großhandels-FCY Unit Control File befindet. Die Prüfungsunterzeichner müssen dann den Scheck unterschreiben und das Kontrollsystem überprüfen, dass der Betrag und der Zahlungsempfänger korrekt sind. 29 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten EON (EXCHANGE ON NET) SYSTEMBESCHREIBUNG eon (Austausch auf Netto-Anwendungssoftware) ist eine umfassende Handelsabrechnung Verteilungssystem extern ausgeliefert und unterstützt von Maraekat InfoTech Limited. Der Zugriff wird durch USERID-Rollen gesteuert, die es Benutzern ermöglichen, bestimmte Funktionen innerhalb des Systems zu nutzen, die ihre Rollen betreffen. STANDARD ERFORDERLICH Alle Anfragen für Änderungen an den USER ID Zugriffsebenen müssen an den Manager-Corporate Finance-Bengaluru weitergeleitet werden, der die Systemzugriffsrechte genehmigen und gewähren wird. Benutzer-IDs und Passwörter dürfen nicht freigegeben oder abgeschrieben werden. Die Business Systems Administrator wird: Sicherstellen, um monatlich, eon Anwendung Benutzer Liste der Mitarbeiter durch Zugriffskontrolle Ebene Bericht zu überprüfen und weiter sicherzustellen, dass die Benutzer aktuell sind. Dazu gehört das Löschen von Benutzer-IDs, bei denen eine Person nicht mehr von TTHSL beschäftigt ist oder das System in Absprache mit dem Manager Corporate Finance-Bengaluru benötigt. Unterzeichnen Sie die eon-Anwendung Liste der Mitarbeiter durch Zugangskontrolle Ebene Bericht als Beweis für die Überprüfung. 30 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten WHOLESALE FCY UNIT CONTROL FILE BESCHREIBUNG Bestimmte Informationen müssen in der Steuerungsdatei für den einfachen Zugriff auf Referenz - und Auditzwecke gehalten werden. Die folgenden Informationen müssen in einer Steuerungsdatei aufbewahrt werden, die sich im Cash Room befindet und den Mitarbeitern zugänglich sein muss, aber sie müssen an einem sicheren Ort aufbewahrt oder über Nacht verschlossen werden: Autorisierte Unterzeichnerliste, die an RBI Authorized Signatories gegeben ist Liste der Banken zugelassenen Office-Limits Neueste RBI-Lizenz für TTHSL Kopien aller Rundschreiben (Operations, Training Compliance) übertroffen Branch LimitsTemporary Genehmigung Kopie der Control Manual-Großhandel FCY Sanctioned Transaktionslimits Genehmigungen Kopie des InternalConcurrent Audit Report Audit MAPs Kopie des RBI Inspektionsbericht Kopie der Ladenbetriebslizenz 31 TATA Capital Ltd. Alle Rechte vorbehalten DUAL CONTROL BESCHREIBUNG Dual Control bedeutet, dass zwei Personen während eines Prozesses zu allen Zeiten anwesend sein müssen und alle Aspekte des Prozesses beachten. Das Ziel der Dual Control ist es, die Vermögenswerte der Gesellschaft zu schützen und die Mitarbeiter der Gesellschaft im Falle eines Verlustes dieser Vermögenswerte zu schützen. The operation of dual control ensures no single person can ever gain access to the controlled assets. The assets to be safeguarded by dual control are: Value Stock holdings(Local cash, foreign cash paid TCs) STANDARD REQUIRED All staff carrying out dual control must be fully aware of their responsibilities To protect staff from suspicion should a difference be found, dual control must be adhered for the following: Cash handling ( local cash foreign cash) Paid travellers cheques. Key and combination holders must always be present when the safes are being accessed The outer door to the safe(s) must be kept locked and the combination spun at all times when not in use. 32 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved FILING(RECORD RETENTION) DESCRIPTION All sensitive documents generated within the Wholesale FCY unit must be filed in a secured lockable area. For details on Retention Maintenance of Records - refer to page no.28 of KYCAMLCFT Guidelines Hand Book Compliance Manual. 33 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved FORMS DESCRIPTION The following forms are provided to the branch location for Wholesale FCY Unit:- Ad Hoc Safe Contents Log Authorised Signatories Cheque Issue Control Log MSC Form-Managers Surprise Count Form Value Movement Register Delivery Register Key Description Key Set Log Key Holder Log Lock change Record Safe Combination Holders Record of Changes Safe Contents Log Cheque Returned unpaid Register Visitors Register 34 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG DESCRIPTION A key register must be maintained to control the movement of keys. It must be held under lock and key, and the manager, or designated senior member of staff, must be assigned responsibility for its maintenance and ensuring it is kept up to date. Keys must be assigned to staff on a need to operate basis and kept to a minimum. Care must be taken to ensure that no one person can access forms of value stored in the safe on their own. It is imperative that the office can locate the whereabouts of keys at all times. The key register must be set up in a standard format using the Key Descriptions Key Set Contents Log and the Key Holder Log. For each set of keys a Key Descriptions Key Set Contents Log must be completed. 35 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. The following keys must be logged in the key register: Office front door key(s) Office back door key(s) if applicable. Keypad access code holders-if applicable All safe keys All safe combination keys Safe inner lockable compartments Alarm keys-if applicable Managers filing cabinet key Spare Keys, on and off-site If you are unsure about whether to log a particular key not listed above, it would be advisable to log it. Under no circumstances must key register show details of safe combinations, keypad codes, alarm access codes or system passwords. 36 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. STANDARD REQUIRED The Team Leader Cashroom unit is responsible for maintaining the register and ensuring it is kept up to date For each set of keys a Key Descriptions Key Set Contents Log must be completed. Keys assigned to individuals must be kept on the person or in a secure lockable drawer. Under no circumstances must keys be left unattended. Movement of keys: o All movements of keys must be clearly documented and signed for in the register. Keys transferred between staff on a temporary basis, no matter how short a period must be recorded in the key register to reflect the transfer. Key Holder Log: o A Log must be completed for all keys, ensure there is one form per key to provide an audit trail. The key holder name must be printed and the description of the keys can be clearly understood, to avoid any confusion. If the key has an identification number, this should be recorded on the form. o When the Key Holder Log is set up, the respective key holders must sign it. o When a key holder surrenders their keys to another person, the recipient must complete the next line, and so on. This process will enable management to identify current key holders at a glance. 37 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved KEY REGISTER KEY HOLDERS LOG: CONTD. Lost misplaced keys: o If a key should become lost, the loss must be reported immediately to the staff members supervisor manager. o The respective lock must be changed and recorded on the Record of changes to Locks Log. o If difficulties arise in having additional keys cut, which sometimes occurs with safes, it is suggested that the lock barrel is replaced by the safe manufacturer, so that sufficient duplicates can be made available. Spare keys: o Ensure sufficient spare keys are available in case of emergency. o The Key register must record the location of all spare keys. o Any spare safe keys held at a sister location must be kept separate in sealed, dual signed envelopes. The Key register, or Acknowledgement of Acceptance of Key form must be signed by the sister location to confirm receipt of the keys. Their release must be formalised with the sister location so that only authorised individuals can have access to them. o All other spare keys may be held on-site, in separate, sealed, dual signed envelopes, clearly labelled with their descriptions. The sealed envelopes must be held at all times in the safe, under dual control, until required and preferably in a lockable cash box or inner safe drawer. These must be documented on the Safe Contents Log. Spare keys accessed in an emergency must be resealed in a new envelope, dual signed, and returned to the safe. Safeguarding of keys o Keys assigned to individuals must be kept on their person at all times during the day and locked in a secure place only known to you overnight. Under no circumstances are keys to be left unattended 38 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved New Customer Accounts DESCRIPTION The Know Your Customer (KYC) policy must be adhered to at all times when evaluating a potential or existing customer. For details of the KYC Policy refer page. no.10 to 17 of KYCAMLCFT Guidelines Hand Book Compliance Manual. When signing a new account, Sales designated staff member require to complete the company prescribed CALL REPORT and the form must be completed and held on file. All new accounts must be assigned a customer master code at the time the account is created. Terms of payment must be in line with the current authorised procedures set by the Business Head-TTHSL. Under no circumstances credit should be extended to APs unless a signed agreement is in place. STANDARD REQUIRED The Manager Wholesale-FCY will: Regularly review and monitor all client accounts to ensure that payment terms are adhered to. 39 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved OFFICE HOLDING LIMITS DESCRIPTION In order to minimise the risks involved in holding of foreign currency local cash daily holding limits must be set for maximum values that may be held in Office safes. TTHSL Corporate Office will set holding limits and provide the copy of the approved office limits to concerned Cash RoomBranch location and the copy of the same has to be filed in the BranchWholesale FCY Unit Control File. All staff who have responsibility for foreign currencylocal cash holdings must be aware of the office safe limits at all times. STANDARD REQUIRED The Team Leader Cashroom or Manager-Wholesale FCY Unit. Required to take a print of the approved office limit page and paste the same on the door of the BranchWholesale Cash Room safe ( inside of the safe door) as a ready reference guide to all the custodians of the safe. 40 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved OFFICE HOLDING LIMITS: CONTD. Ensure the office limits remains within its approved limits at all times. However, if the overall office limit is likely to be exceeded at any time the office must inform Head-Operations, Training Compliance by immediately obtain the temporary approval. This must be printed and filed with the Office Limits Approval form held in the Control file. Ensure all foreign currency local cash and paid travellers cheques are locked away in the safe overnight. Review the Office Limits periodically to meet the business needs and recommend for increase or decrease the limits to the Regional Manager. 41 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SAFE COMBINATIONS DESCRIPTION Safe Combinations Holders A Safe Combination Log must be maintained to control the movement of and to record safe combination holders. Combinations must be assigned to staff on a need to operate basis and kept to a minimum. A record must be maintained of the changes to the combination using the Record Of Changes to Safe Combinations Register. STANDARD REQUIRED Safe combinations must be changed at times and conditions as detailed below: o Once every 12 months o Whenever a combination holders duties are changed so heshe is no longer required to make use of it for any reason o If a combination holder leaves the company Safe combinations must be spun off at all times when not in use during the day 42 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SEGREGATION OF DUTIES DESCRIPTION Segregation of duties is the isolation of responsibility so that no one person controls a transaction from beginning to end. MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) DESCRIPTION Regular control checks are a necessary control mechanism to provide management with the assurance that the company assets are fully safeguarded and accounted for. Foreign Currency, local cash and paid travellers cheques count of the Wholesale FCY unit must be completed on a weekly basis. Manager Wholesale FCYRegional Manager are required to conduct a surprise value stock physical verification. Counts must be performed under dual control and evidenced as such. 43 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) CONTD. STANDARD REQUIRED Value stock comprising of INR cash, Foreign Currency Paid Travellers cheques. It is important to verify hard copy of Cashier Till Sheet(Manual) hard copy of the stock on hand eon generated report. Further required to verify all documentary support for all transactions for the day of the surprise count. Ensure physical verification of value stock held at the branch matches with the hard copy of the system generated reports which means physical verification of value stock must tally with system held figures. In case of any discrepancy found the same has to be reported to :- Reporting Regional Manager Corporate Finance Business Head Head-Operations, Training Compliance Following are the standardised documentation requirement for Managers Surprise Count:- 1.Managers Surprise Count Form 2.Cash Book print out from eon 3.Bank Book print out from eon 4.Manual Cashier Till Sheet 5.FLM report 1 to 7 6.Xerox copy of the CATS 7.X-copy of the cheque returned log 8.Outstanding bills reports if any 9.X-copy of the value movement register 44 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved MANAGER SURPRISE COUNTS (MSC) CONTD. All the above documents must be signed by the Manager-Wholesale FCYRegional Manager as the case may be and affix the round stamp on all the pages of the documents. The above noted process norms must be adhered strictly and required to forward MSC reportsdocuments by every Wednesday for the previous week to the attn: of Mr. S.Kannan at Cunningham Road-Bengaluru. EON USERSYSTEMS PASSWORDS DESCRIPTION To prevent unauthorised access to eon application system, User IDs and passwords must not be shared between the staff. Each of the staff members are accountable for their password. Keep your password confidential. STANDARD REQUIRED Do not write down your password where others might have access to it Do not disclose your password to others If your password becomes known to others, change it immediately Log off the system when not in use. 45 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved CLOSED CIRCUIT TELEVISION (C. C.T. V) DESCRIPTION Wholesale FCY unit should have a CCTV installed which monitors the Cashroom Unit, Front door reception area, Safe area on a 24 hour basis. The C. C.T. V. system is supported by Ms Euro Vigil a division of Eureka Forbes Ltd. The system is digitally recorded in jpg format and retains backup for 21 days in DVR hard disk. STANDARD REQUIRED The onsite recording and maintenance responsibility will have to be done by Manager Wholesale FCYRegional Manager:- The quality of the digital recording is checked on a daily basis by randomly viewing a previous days recording. The correct date and time is displayed on the video system need to be checked. The position of cameras is not altered unless instructed by Systems AdministratorEuro Vigil. Daily checks of the recording system are recorded in the CCTV security log CHAPTER 5 SECURITY 46 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved CLOSED CIRCUIT TELEVISION (C. C.T. V) System Administrator is responsible for the following activities:- System Administrator required to ensure AMC is in place for all CCTV systems at Cash RoomBranch locations. Required to ensure central viewing of Cash Roombranch locations at corporate office. Required to obtain the screen shots of the recordings from the Cash RoomBranch locations to verify the clarity of the recordings on a fortnightly basis. SECURITY DESCRIPTION Access to Wholesale FCY unit should be restricted to wholesale FCY staff only. STANDARD REQUIRED All staff must adhere to the Security procedures. Dual control should be exercised over all safe contents. For further information on dual control refer to the Dual Control section in this manual. CHAPTER 5 SECURITY 47 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved END OF DAY REPORTS DESCRIPTION All reports produced by the eon application system, end of day process must be reviewed on a daily basis by the Manager-Wholesale FCY. Reports requiring follow up action must be actioned immediately, indicate on the report follow up action taken and signed as confirmation of action taken. The following is a list of eon reports that needs to be verified under dual control. CHAPTER 6 SETTLEMENTSACCOUNTING Report DescriptionResponsibility Cash BookForex ExecutiveManager-Wholesale Bank BookForex ExecutiveManager-Wholesale FLM 1 to 7Forex ExecutiveManager-Wholesale Paid TCsForex ExecutiveManager-Wholesale Acceptance of DebitCredit fm Corporate FinanceForex ExecutiveManager-wholesale 48 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved LEDGER ACCOUNTS DESCRIPTION To validate the accuracy of purchase, sales, revenues and expenses, all General ledger accounts must be scrutinised on a regular basis: Particular attention must be paid to: Aged items All entries to Revenue accounts All entries to Expenditure accounts All entries to all Suspense accounts STANDARD REQUIRED The Regional Manager will: Undertake a monthly review of all accounts and sign the relative reports as evidence of check. The Business Head will: Review Monthly Suspense Account Status reports Approve monthly accrual entries Approve monthly exhibit report Review monthly expenditure Accounts 49 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved XEROX OF PAID TRAVELLERS CHEQUES DESCRIPTION To provide back-up in case the original paid travellers cheques get misplaced or lost in transit, all travellers cheques (all currencies) purchased from APs must be xeroxed prior to surrender to Banks or other FFMCs from wholesale FCY Unit for settlement. STANDARD REQUIRED The designated forex Executive will: Xerox the front and back of each travellers cheque. The Manager Wholesale FCY. Verify the Xerox copies of the paid TCs on a daily basis. 50 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved REVALUATION DESCRIPTION Revaluation of the wholesale Foreign Cash holdings is completed in the eon system on a monthly basis in order to calculate the current months Profit and Loss. Exchange rates to be used for the month end Revaluation will be based on the Rates provided by the Corporate Treasury. For further details refer to section Exchange Rates contained in this manual. STANDARD REQUIRED Revaluation must take place at month end using the rates provided by Corporate Treasury. Revaluation rates must be entered into eon application system and checked prior to the eon End of day run A print of the revaluation report must be taken for the revaluation completed, and signed jointly by the designated Forex Executive Manager Wholesale FCY or Regional Manager. 51 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SETTLEMENTS TOFROM APS DESCRIPTION Settlements from APs for wholesale FCY sale transactions:- All settlements from APs are to be affected by :- Up to 10 lakhs are to settled by way of crossed cheques. Above 10 lakhs to be received in our TTHSL cash credit account in IndusInd Bank Chennai through RTGS. The RTGS receipts to be accounted by the Wholesale FCY UnitBranches and Corporate Finance based on confirmation of receipt by corporate Finance in the IndusInd Cash Credit Account. Settlements to APs for wholesale FCY purchase transactions:- All settlements to APs are to effected by:- Up to 10 lakhs are to settled by way of crossed cheques. Above 10 lakhs to be issued by RTGS from IndusInd Bank Cash Credit Account. Any cheques issued for purchase transactions need to be communicated to Corporate Finance prior to issuance of Cheques. No Cheques to be issued without prior intimation to Corporate Finance. 52 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved SETTLEMENTS TOFROM APS STANDARD REQUIRED Settlements from to APs:- The RTGS cut off time from Monday to Friday is 2.45pm cut-off time on Saturday is 10.30am. RTGS settlement request has to be made by Manager Wholesale FCY to Corporate Finance - Bengaluru. Corporate Finance to intimate UTR number for RTGS transfers. The request for RTGS transfers should include the following:- Name of the AP Bank Name Address of the Bank IFSC Code Account Number 53 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved APS EXPOSURE LIMITS DESCRIPTION All clients that Wholesale FCY unit deal with must be allocated an exposure limit, where payment by Wholesale FCY Unit is by way of crossed cheque or RTGS This limit will be set by the Regional Manager based on the recommendation received from Manager Wholesale-FCY UnitRegional Manager and approved by the Business Head-TTHSL, at the time of dealing with a APs. Due to eon system exposure reporting restraints, a business decision has been made by Business Head-TTHSL, Regional Manager and Manager Wholesale FCYRegional Manager to implement a manual procedure to monitor those customers that are in excess of allocated limits. STANDARD REQUIRED The Manager Wholesale FCY will: Inform all designated staff members of the approved limits for each of the APs. Provide a refer list, where approval must be sought prior to processing a transaction. Sign the transactions that are done over and above the approved limits for APs as evidence of transactions approved. Periodically, review all APs exposure limits to ensure they meet the current business trends. Required to maintain approved KYC documents for all APs serviced by Wholesale FCY Unit. CHAPTER 7 TRADING 54 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS DESCRIPTION Every single transaction undertaken by Wholesale FCY unit has financial value that represents a potential risk to the company. Therefore, all Wholesale FCY transactions have to be approved by authorised staff. The higher the amount of a transaction, the more senior the approving person must be. Approval criteria and limits must be documented and held in the Wholesale FCY Unit Control file. STANDARD REQUIRED All staff that handle these transactions must be fully aware of their delegated approval limits at all times to ensure they meet the approval criteria. Any delegation of approval limits and amounts in the absence of an officer must be evidenced in writing, including details of period delegation is applicable. The Manager Wholesale Unit will: Periodically, review current transaction limits to ensure they meet the current business requirements Forward a copy of the current approved transaction limits to Head-Operations, Training Compliance when changed for making the necessary changes on to the Control Manual. 55 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS CONTD. Single Transaction Approval Grid:- Limit of ApprovalProposerApprover Above 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSL CFO Head-Travel, Forex Card Business Up to 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSLCFO Up to 50 Lakhs (fifty lakhs) Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Business Head-TTHSL Upto 25 Lakhs (twenty Five lakhs) Manager Wholesale FCY Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Upto 10 Lakhs (Five lakhs) Designated Forex ExecutiveManager Wholesale FCY Unit 56 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved TRANSACTION LIMITS CONTD. Single Transaction Approval Grid:- Limit of ApprovalProposerApprover Above 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSL CFO Head-Travel, Forex Card Business Upto 75 Lakhs (seventy five lakhs) Business Head-TTHSLCFO Up to 50 Lakhs (fifty lakhs) Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Business Head-TTHSL Up to 25 Lakhs (twenty Five lakhs) Manager Wholesale FCY Regional Manager North East Regional Manager - West Regional manager - South Up to 10 Lakhs (Five lakhs) Designated Forex ExecutiveManager Wholesale FCY Unit 57 TATA Capital Ltd. All Rights Reserved EXCHANGE RATES DESCRIPTION Exchange rates must be entered into the eon application system to enable transacting of retail wholesale deals, and Revaluation to take place. STANDARD REQUIRED The current days exchange rates must be entered into eon application system on a daily basis by the designated Forex Executive. The Manager Wholesale required to verify the rates entered in eon system by the designated Forex Executive and must sign the current days exchange rate sheet.
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